Gerenciamento de Dados: O guia completo sobre o assunto

Um dos principais desafios promovidos pela transformação digital é o gerenciamento de dados dentro das empresas.

Com os dados sendo cada vez mais relevantes para o sucesso dos negócios, se atentar aos seus processos de análise é fundamental.

Afinal, com o tratamento correto, é possível obter informações valiosas que ajudam na tomada de decisões e na criação de estratégias de crescimento.

Além disso, junto com a digitalização, o número de ciberataques também tem evoluído consideravelmente.

A boa notícia é que, além de melhorar a eficiência organizacional, a gestão de dados também contribui para o aumento da segurança digital.

Neste artigo, você irá tirar todas as suas dúvidas sobre o gerenciamento de dados e entender como implementá-lo corretamente na sua empresa. Boa leitura!

O que é o gerenciamento de dados?

O gerenciamento de dados é a prática de tratar e utilizar informações coletadas ou criadas dentro de uma organização de forma segura.

Entre as ações relacionadas à gestão de dados, está o armazenamento, organização, processamento, validação e utilização de informações.

Juntas, essas atividades contribuem para que profissionais e organizações tomem decisões que beneficiem tanto a empresa quanto seus clientes.

Isso, é claro, a partir de práticas legais, regulamentadas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

O gerenciamento de dados também é fundamental para garantir que dados importantes sejam precisos e acessíveis quando necessário.

Portanto, esse termo está diretamente relacionado à organização de informações de modo integral dentro de uma empresa.

Para que serve o gerenciamento de dados?

A gestão de dados serve para que as empresas acessem ferramentas e recursos necessários para uma boa administração das suas informações.

Para isso, ela garante que dados sejam devidamente identificados, armazenados e acessados por profissionais de forma segura e eficiente.

Com um bom gerenciamento de dados, ao invés de supor sobre os interesses do seu público-alvo, por exemplo, você consegue identificá-los com precisão.

Dessa forma, melhorando o resultado de estratégias fundamentais para o crescimento da empresa.

A gestão de dados, portanto, provoca efeitos diretos na eficiência de processos e competitividade no mercado.

Diante de diversos avanços tecnológicos e digitalização dos negócios, a prática também está diretamente relacionada à segurança da informação.

Como funciona o gerenciamento de dados?

Como já dito, o gerenciamento de dados dentro de uma empresa envolve diversas ações para que ofereça um bom resultado.

Segundo a Data Management Body of Knowledge (DMBoK), autoridade internacional reconhecida na área, a gestão de dados inclui o desenvolvimento, execução e supervisão de:

Planos;
Políticas;
Programas;
Projetos;
Processos;
Práticas;
Procedimentos.

Isso, é claro, quando eles estiverem ligados ao controle, proteção, distribuição e aperfeiçoamento de dados.

Portanto, esse processo vai muito além da coleta, armazenamento e uso de informações em uma empresa, uma vez que abrange todo o seu funcionamento.

Princípios do gerenciamento de dados

Segundo o artigo “O porquê da governança de dados em organizações de controle”, do especialista Ricardo Dantas Stumpf, os princípios que devem nortear uma política de gerenciamento de dados são:

Regra de Ouro (Relevância)

Todos os dados devem ser tratados como um ativo corporativo, ou seja, a base que a empresa utiliza para orientar suas decisões e melhorar seus resultados.

Federação

É preciso que haja padrões definidos para as estruturas de dados.

Nesse caso, estão relacionados os formatos de arquivo usados pela empresa, assim como os elementos extraídos da Big Data.

Dessa forma, tornando o processo de tratamento mais eficiente.

Gestão de risco

Sabendo que, dentre as informações, existem dados pessoais, confidenciais e sensíveis, é importante garantir a conformidade com a legislação.

Práticas impostas pela Lei Geral de Proteção de Dados ajudam na criação de políticas internas que preservem a integridade de informações.

Afinal, as consequências de um ataque virtual e eventuais sanções são bastante negativas.

Qualidade

Os dados corporativos precisam ser medidos e geridos para que possam apresentar uma melhor qualidade.

Isso quer dizer que a gestão vai muito além de acumular informações, envolvendo também a sua organização e classificação para um bom uso.

Eficiência

É preciso garantir que dados relevantes estejam acessíveis no momento, lugar e formato certo para o uso e análise de profissionais autorizados.

Contextualização

O contexto de utilização de dados altera sua forma de armazenamento, tratamento e utilização.

Afinal, empresas dos mais diversos segmentos com diferentes portes e formatos de atuação se utilizam dos dados para melhorar operações.

Colaboração

Os dados corporativos são recursos a serem compartilhados e publicizados de acordo com questões de confidencialidade e restrições impostas pela LGPD.

Inovação

Em meio aos constantes avanços tecnológicos e mudança no comportamento de usuários, a gestão de dados não se mantém eficaz sem revisões.

Portanto, é importante que haja a criação de novas técnicas conforme as boas práticas do gerenciamento de informações.

A importância do gerenciamento de dados para a proteção das empresas

O gerenciamento de dados é crucial para que empresas possam administrar a enorme quantidade de informações coletadas na atualidade.

Quando não realizada, essas informações ficam amontoadas em sistemas, sendo desperdiçadas e colocadas em situação de vulnerabilidade.

Em contrapartida, o data management abre espaço para o controle da entrada de dados, assim como sua filtragem e catalogação.

Com o estabelecimento correto desses processos de gestão, é possível criar uma estrutura segura de fácil acesso e revisitação de informações para funcionários autorizados.

Isso permite uma rápida verificação do impacto de ações, assim como a validação de resultados, o que contribui para uma maior eficiência nas próximas decisões e ações.

Além disso, uma boa gestão de dados oferece segurança contra práticas mal-intencionadas como ataques cibernéticos e vazamento de dados.

Esse benefício serve tanto para preservar estratégias internas quanto para manter a integridade de clientes e seus dados pessoais.

Riscos da falta de gerenciamento de dados

Sem a devida organização e armazenamento de dados, as empresas costumam enfrentar diversos problemas que prejudicam seu funcionamento.

A princípio, o primeiro impacto da falta de gestão de dados são falhas na comunicação interna das empresas.

Para entender melhor, imagine que um time comercial precisa entrar em contato com clientes para falar de um desconto expressivo em um produto.

Caso o contato de clientes que já obtenham o produto estejam misturados entre os que ainda não o adquiriram, é provável que haja insatisfações.

No entanto, os efeitos da ausência de gerenciamento de dados vão muito além disso.

Com a digitalização, a maioria das empresas está sujeita a enfrentar ciberataques que prejudiquem a integridade de informações.

Esse tipo de problema tem forte impacto sobre a imagem dos negócios no mercado, além de gerar custos altíssimos para ser contornado.

Um exemplo conhecido é o da Netshoes, que sofreu ataques em 2017 e 2018 que espalharam informações sensíveis de quase 2 milhões de clientes.

Dados como nome completo, e-mail, CPF, data de nascimento e produtos completos foram totalmente expostos.

Consequentemente, a empresa precisou pagar uma indenização de R$500 mil ao Ministério Público por danos morais para evitar uma ação coletiva.

Portanto, se você deseja ter processos bem estruturados, melhorar a eficiência de estratégias e evitar riscos virtuais, o gerenciamento de dados é essencial.

Por que fazer a gestão de dados?

Uma estratégia adequada de gestão de informações ajuda na tomada de decisões com base em elementos confiáveis.

Em tempos em que cada vez mais empresas buscam incorporar dados em suas operações, adotar essa prática também aumenta a competitividade.

Listamos abaixo alguns motivos para implementar a gestão de dados na sua empresa:

Segurança e proteção

O fortalecimento da segurança da informação é uma das principais ações dentro do processo de gestão de dados.

Além de eliminar vulnerabilidades e proteger os sistemas das empresas contra ataques, a prática também aumenta a longevidade das organizações.

Afinal, o roubo e vazamento de dados compromete significativamente a reputação no mercado, além de gerar altos prejuízos.

Com o gerenciamento de dados, a empresa se torna mais preparada para lidar com os riscos envolvidos na produção, processamento e administração de dados.

Inovação

Tratar e analisar com precisão os dados de uma empresa faz com que seja possível identificar e aproveitar inúmeras oportunidades.

A partir das informações obtidas, é possível identificar preferências dos consumidores e tendências em regiões específicas.

Consequentemente, os profissionais ligados ao marketing ganham uma base mais concreta para desenvolver ideias que coloquem o negócio em destaque.

As métricas obtidas também ajudam as equipes de vendas a desenvolver novos procedimentos e práticas alinhadas aos interesses dos clientes.

Portanto, com a gestão de dados, fica mais fácil se adaptar rapidamente às mudanças no mercado e manter a competitividade.

Eficiência operacional

Como resultado da gestão de dados, as áreas das empresas se tornam muito mais integradas, já que trabalham alinhadas a um mesmo objetivo.

A centralização de informações em uma única estrutura também torna mais fácil o acompanhamento de processos e seus resultados.

Nesse sentido, o gerenciamento de informações evita ruídos de comunicação que acabam prejudicando a execução de atividades.

Quando todos os departamentos acompanham os mesmos dados, a tendência é que o trabalho seja executado com mais velocidade e eficiência.

Diminuição de erros

Dados claros e confiáveis oferecem mais segurança na execução de atividades e entendimento dos seus resultados.

Em muitos casos, um pequeno erro compromete toda a eficiência de um processo complexo e bem executado.

Diante de boas informações e números confiáveis, é possível identificar em qual etapa o problema surge e, é claro, corrigi-los com assertividade.

Competitividade e diferenciação

Os dados podem ajudar o gestor a entender melhor o posicionamento da marca no mercado, assim como as expectativas não atendidas pelos seus concorrentes.

Essa informação possibilita a criação de produtos e serviços melhores e a exploração de novos nichos.

Assim, fazendo com que a empresa alcance uma posição de maior destaque e ganhe vantagem diante da concorrência.

Como fazer o gerenciamento de dados nas empresas?

O gerenciamento de dados tem papel fundamental para o crescimento das empresas e a segurança das suas informações.

Apesar disso, a revisão de sistemas e sincronização de bancos de dados pode ser um processo bastante complexo.

Para te ajudar com isso, listamos as principais dicas para estruturar a gestão de dados na sua empresa:

Identifique as necessidades

A melhor fonte para descobrir as frustrações e erros de comunicação em uma empresa são seus próprios colaboradores.

A partir de pesquisas, é possível mapear problemas como a falta de acesso a informações importantes ou ineficiências que afetam o resultado de atividades.

Com isso feito, é necessário analisar os dados existentes e se eles são capazes de oferecer informações que ajudem na solução dessas questões.

Essa prática também ajuda a identificar se existem problemas na captação e tratamento dos dados, afetando o seu uso correto.

Reavalie a segurança

Uma dica importante para combater problemas relacionados ao uso de dados é avaliar se medidas de segurança estão funcionando corretamente.

Para isso, é importante fazer uma análise de riscos que envolva o time de TI e todos os departamentos da empresa.

Além disso, converse com profissionais para verificar se o uso inadequado de dispositivos está provocando vulnerabilidades.

De modo geral, é preciso garantir que informações confidenciais como estratégias internas e dados pessoais estejam protegidos por ações de cibersegurança.

Aqui, também é crucial definir cuidadosamente quais serão os profissionais autorizados a acessar essas informações.

Com um número limitado de responsáveis pela proteção e uso de dados, o risco de vazamento interno, até mesmo por erros, diminui consideravelmente.

Faça uma categorização

Uma vez que os dados estejam devidamente armazenados e protegidos, chega o momento de classificá-los de acordo com prioridades de uso.

Nesta etapa, é preciso avaliar com cautela quais informações podem ser descartadas para tornar os dados mais confiáveis e precisos.

A categorização também ajuda a diminuir os custos com servidores, já que diminui a quantidade de bytes necessários para o armazenamento.

Considere a nuvem

O uso da nuvem para armazenar dados e aumentar a segurança das empresas tem se tornado cada vez mais comum no Brasil e no mundo.

Um exemplo é o SASE, uma estrutura de segurança que permite aos usuários, de qualquer lugar ou momento, o acesso seguro à nuvem, aplicativos, dados e serviços.

Dessa forma, ao acessar arquivos da sua empresa fora da sua infraestrutura, você não estará colocando as operações do negócio em risco.